7 Tipps unserer Organisationsexperten für Ihr Unternehmen im Umgang mit einer Epidemie

 

 

Persönliche Informationsbeschaffung

1. Bringen Sie Ihr Verständnis rund um die Corona-Vorfälle immer wieder auf den neusten Stand

Die Ereignisse rund um das Coronavirus entwickeln sich mit erstaunlicher Geschwindigkeit. Dachte man vor einigen Wochen noch, dass davon ausschliesslich China betroffen ist und sich die Situation bald wieder beruhigen wird, ist das Virus mittlerweile in Europa und in der Schweiz selbst angekommen.

Wenn wir mit sich schnell verändernden Informationen konfrontiert werden, sei es eine neue Technologie oder eine sich abzeichnende Krise, neigen wir systematisch dazu, zunächst schwache Signale zu übersehen, dann aufkommende Probleme über zu bewerten, bevor wir schliesslich eine etwas kalibriertere, rationalere Sichtweise einnehmen. Wenn Sie die neuesten Nachrichten lesen, denken Sie kritisch über die Quelle der Informationen nach, bevor Sie handeln.

 

Interne Kommunikation

 

2. Schaffen Sie Informiertheit in Ihrem Unternehmen

Obwohl die Mitarbeitenden Zugang zu einer Vielzahl an Informationsquellen haben, ist es für Unternehmen von grossem Wert, eine regelmässig aktualisierte Zusammenfassung der Fakten und Auswirkungen zu erstellen und mit den Mitarbeitenden zu teilen. Dadurch kann verhindert werden, dass unnötig über Spekulationen diskutiert wird, oder gar falsche Annahmen über die Fakten getroffen werden.

 

3. Nutzen Sie unkomplizierte, effiziente Kommunikationswege

Umstrittene, sensible oder hochkarätige Themen werden in der Regel von der Geschäftsleitung, der Rechtsabteilung, dem Risikomanagement und einer Reihe weiterer Funktionen überprüft. Jeder wird Vorschläge haben, wie die Kommunikation am besten gestaltet werden kann, was zu einer allzu allgemeinen oder konservativen Sichtweise und einem langsamen, schwerfälligen Prozess führt. Gerade in dezentralisierten Organisationen führt dies oft zu einem ineffizienten Handeln.
Mit der Bildung eines zentralen, vertrauenswürdigen Krisenstabs mit genügend Spielraum für schnelle taktische Entscheidungen kann man unnötig verlangsamende Prozesse umgehen. Eine übermässige Steuerung der Kommunikation kann sich als schädlich erweisen, wenn jeder Tag wichtige und neue Informationen ans Tageslicht bringt.

 

4. Passen Sie die interne Kommunikation stets den neusten Informationen an

Eine genaue Analyse der Situation und ein Plan zur Bewältigung kann, einmal auf Papier festgehalten, veralten und nicht mehr den aktuellen Gefahren entsprechen. Ein chinesisches Sprichwort erinnert uns daran, dass grosse Generäle morgens Befehle erteilen und diese abends ändern sollten.
Grosse Organisationen sind aber selten so flexibel. Manager widersetzen sich oft der Verbreitung von Plänen, aus Angst, unentschlossen oder falsch informiert auszusehen oder Verwirrung in der Organisation zu stiften. Ein laufend zu aktualisierendes, dynamisches Dokument (z.B. digitales Anschlagbrett oder Intranet Seite) mit einem zeitgestempelten «bester aktueller Überblick» ist unerlässlich, um in einer sich schnell verändernden Situation ständig zu lernen und sich anzupassen.

 

Organisation

 

5. Machen Sie Ihre Organisation aktiv fit für diese und zukünftige Krisen

Covid-19 ist keine einmalige Herausforderung. Wir tun gut daran, zusätzliche Phasen in der gegenwärtigen Epidemie und auch weitere Epidemien in der Zukunft zu erwarten. Forschung über die Wirksamkeit organisatorischer Reaktionen auf dynamische Krisen zeigt, dass es eine Variable gibt, die den letztendlichen Erfolg am besten vorhersagt – Vorbereitung und Vorbeugung. Die Vorbereitung auf die nächste Krise (oder die nächste Phase der gegenwärtigen Krise) ist jetzt wahrscheinlich viel wirksamer als eine reaktive ad-hoc-Reaktion, wenn die Krise tatsächlich eintritt.
Jede Krise bietet die Gelegenheit, organisatorisches Wissen zu erweitern und Pläne zu revidieren. Dieses Lernen findet aber nur statt, wenn die Mechanismen vorhanden sind, um dieses zu ermöglichen. Eine Überprüfung nach der Krise sollte vom Krisenreaktionsteam nach jedem wichtigen Ereignis durchgeführt werden. Die Leitfragen sollten lauten: Was ist gut und was ist schlecht gelaufen? Was sind die wichtigsten Lehren, die daraus gezogen werden? Welche Änderungen müssen wir an unserer Organisation, den Verfahren und den Unterstützungsressourcen vornehmen?

 

6. Üben Sie Notfallszenarien regelmässig – nicht nur hypothetisch

Viele Unternehmen führen Szenarien durch, um eine hypothetische Bereitschaft für unerwartete Situationen zu schaffen. Diese alleine reichen jedoch nicht aus. Etwas kann gut verstanden, aber nicht als Fähigkeit geübt werden. Szenarien sollten daher idealerweise durch Rollenspiele unterstützt werden, um Verhaltensweisen unter Stress zu simulieren und daraus zu lernen. Eine Probeeinrichtung mit einem kleinen engagierten Team, das die Befugnis hat, Entscheidungen zu treffen und auszuführen, kann die organisatorische Komplexität durchbrechen.
Die besten Pläne sind wertlos, wenn sie nur auf dem Papier existieren. Der Krisenstab muss regelmässig (mindestens alle zwei Jahre) Übungen durchführen, sowie regelmäßige Tests der Kommunikationskanäle, eine Bestandsaufnahme der Ressourcen usw. durchführen. Diese Tests sollten regelmässig durchgeführt, jedoch nicht im Voraus mitgeteilt werden, sodass so auch die Reaktionsgeschwindigkeit getestet werden kann.

 

7. Bereiten Sie sich auf eine veränderte Wirtschaft vor

Wir sollten erwarten, dass die Covid-19-Krise unsere Unternehmen und die Gesellschaft nicht nur kurzfristig, sondern nachhaltig verändern wird. Sie wird wahrscheinlich Bereiche wie Online-Shopping, Online-Bildung und Investitionen in die öffentliche Gesundheit anheizen. Ebenso ist anzunehmen, dass sie die Art und Weise verändert, wie Unternehmen ihre Supply-Chains gestalten, und den Trend weg von der Abhängigkeit von wenigen Grosslieferanten verstärken. Wenn der akute Teil der Krise bewältigt ist, sollten die Unternehmen sich Gedanken machen, was sich durch diese Krise ändert und was sie gelernt haben, damit sie dies möglichst bald in ihren Strategien berücksichtigen und implementieren können.

 

Hier finden Sie Planungshilfen:

• Pandemieplan: Handbuch für die betriebliche Vorbereitung
• Pandemieplan: Tabellen
• Bearbeitbare Word-Vorlage für Individuelle Planung oder Checklisten «Pandemieplan: Tabellen»
• FAQ Pandemie und Betriebe

 

Quellen: BAG, HBR, IMD